Neue Möglichkeiten nutzen
Mit der digitalen Transformation einher geht stete Wachsamkeit: Welche neuen Technologien stehen zur Verfügung? Was davon kann in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden?
Oftmals ist es schwer möglich, im Arbeitsalltag neue digitale Entwicklungen im Blick zu behalten. Dabei haben gerade digitale Tools, mit denen man auch mobil arbeiten kann, in Behörden großes Potenzial zur Arbeitserleichterung.
Denken Sie nur an Aufgaben, die nicht nur im Büro stattfinden – im Umweltbereich, im Verkehrsmanagement, im Veterinärwesen etwa. Smartphones und Tablets leisten hier unverzichtbare Hilfe, vorausgesetzt, es sind brauchbare Anwendungen installiert. Ganz elementar ist dabei der Austausch und die Datensynchronisation zwischen Büro und „draußen“. Und: die Fachverfahren im öffentlichen Dienst müssen digital abgebildet werden.
Dieser Handlungsleitfaden will Ihnen den Einstieg in die Digitalisierung mit mobilen Geräten erleichtern und Ihnen aufzeigen, welche einzelnen Gesichtspunkte zu berücksichtigen sind.
Warum überhaupt Digitalisierung?
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: in Zeiten von Personalengpässen und Budgetkürzungen sind alle Mittel zur Arbeitserleichterung nicht nur willkommen, sondern auch erforderlich. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten. Durch den gezielten Einsatz digitaler Prozesse verliert ein manchmal hohes Arbeitsaufkommen an Schrecken und hilft gelassen, in kurzer Zeit bemerkenswerte Ergebnisse zu erzielen. Man gelangt vom „nur noch reagieren“ wieder zu einem proaktivem Handeln. Die Zufriedenheit nimmt zu. Angenehme Kommunikation, Rechtssicherheit und Serviceorientierung schwingen sich von selbst wieder ein.
Fachverfahren digital abbilden
Wir wissen, dass Sie an den genauen Ablauf von Fachverfahren gebunden sind. Fachverfahren, bei denen ein hoher Anteil an Aufgaben nicht im Büro, sondern draußen im Gelände bearbeitet wird, benötigen mobile Geräte und Anwendungen.
Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Mitarbeitern und Arbeitsorten? Stellen Sie sich zum Beispiel die Unfallaufnahme im Straßenbetriebsdienst vor, wenn sie digital bearbeitet wird: Hier wird vom Mitarbeiter im Außendienst ein Tablet mit einer individuell konfigurierbaren App-Anwendung verwendet. Mit dem Tablet werden am Unfallort rechtskonform wichtige Informationen beispielsweise zu Schäden und Beteiligten erfasst. Automatisch – da durch GPS – wird der Unfallort aufgenommen und ist auf digitalen Karten ersichtlich. Alle Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter, die verwendeten Geräte, Maschinen und Arbeitsmaterialien werden genau diesem Unfall zugeordnet und abgerechnet. Und wenn Ihr Mitarbeiter vor Ort notwendige Folgemaßnahmen dokumentiert, wissen Sie im Büro schon Bescheid über den Unfall und können sich gegenseitig Aufträge zusenden. Auf Knopfdruck erstellen Sie Berichte und Standardbriefe für andere Stellen wie Polizei oder Versicherungen. Fachverfahren werden so nach den gesetzlichen Vorgaben in Gang gesetzt, bearbeitet und abgeschlossen. Das digitale Grundgerüst für Fachverfahren aller Art ist dabei immer gleich und folgt dem Muster eines Enterprise Resource Plannings (ERP), so dass jedes Fachverfahren einfach digital abgebildet werden kann.
Nötig: Tablet und PC mit Software
Sie sehen, die beiden elementaren Hardware-Komponenten sind das Tablet oder Smartphone für mobile Arbeiten sowie der PC im Büro. Beide benötigen eine geeignete Software-Anwendung, die den gesamten Arbeitsprozess mit Standort, Maßnahmen, Aufträgen, Leistungen erfassen kann. Die Software ist sozusagen das Bindeglied zwischen den einzelnen Mitarbeitern. Echtzeit-Kommunikation und Datensynchronisation ermöglichen gegenseitigen Austausch. Doch wo im Dschungel der Software-Anbieter die richtige Anwendung finden? Kleiner Tipp: es sind nicht immer die ausländischen Weltfirmen, die optimale Lösungen anbieten. Gerade hiesige Unternehmen haben ausgetüftelte Software – fragen Sie doch einmal bei Ihren Kollegen, was bei ihnen im Einsatz ist.
Was ist noch möglich?
Sicher, das Management von Arbeitsprozessen ist eine tolle Sache. Aber sind noch weitere Vorteile der Digitalisierung vorhanden? Ja – wenn Sie den richtigen Anbieter wählen! Offene Schnittstellen zu anderen Anwendungen ermöglichen den Datenaustausch und sind somit unerlässlich. Sie arbeiten im Gelände und benötigen einen zentimetergenauen Nachweis eines Standortes? Mit hochpräzisen RTK-Modulen werden die Standorte erfasst und in der Software gespeichert. Ähnlich funktionieren Anwendungen im Telematikbereich – gerade bei Arbeiten im Winterdienst. Zusätzlich werden mit Sensoren Daten des jeweiligen Einsatzes wie z.B. zu gefahrener Strecke, Salz- und Pflugdaten oder Mähflächen erhoben.
Und die Datensicherheit?
Der Austausch, die Verarbeitung und die Speicherung von Daten sind ein sensibles Thema. Vor allem Sie im öffentlichen Dienst müssen datenschutzrechtliche Vorschriften akkurat einhalten. Grund genug, sicherzustellen, dass Ihre Daten auf geschützten Servern laufen, die in BSI-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland stationiert sind. Ebenso wichtig sind die Verschlüsselung der Daten und die Zugangskontrolle per Passwort.
Beachten Sie auch, dass es durchaus Alternativen zu den gängigen Betriebssystemen gibt, welche gewährleisten, dass Ihre Daten in Deutschland bleiben. So erlaubt z.B. der US Cloud-Act deren Behörden den Zugriff auf alle Daten, selbst wenn diese in Europa gespeichert sind. Dieses Vorgehen widerspricht den Vorgaben der DSGVO.
Aus virtueller Kommunikation wird Auftragsmanagement
Was bedeutet es, wenn Arbeitsprozesse digital gemanagt werden? Zu allererst: Zeitersparnis. Alle Tätigkeiten sind digital dokumentiert und ebenso für jeden Berechtigten einseh- und verfügbar. Diese virtuelle Kommunikation in Echtzeit reduziert Mails, Telefonate, Schriftstücke. Zum anderen sind auch räumlich weit entfernte Aufgaben, für die Kollegen außerhalb des Bürogebäudes verantwortlich sind, im Blick. Aufträge werden per Knopfdruck gesendet, die Rückkopplung erfolgt ebenso. Dadurch dass jede Tätigkeit mit einem Ort verknüpft ist, sind alle benötigten Informationen gesamthaft – und vor allem auf digitalen Karten – verfügbar. Bürger zu informieren und zu beteiligen wird vereinfacht.
Einstiegshürden überwinden
Ganz einfach und schnell den Einstieg in die Digitalisierung schaffen, dabei für alle Fachbereiche flexibel sein und die Kosten unter Kontrolle halten? Wir von Netwake sind Ihr Partner und begleiten Sie mit unserem Fachwissen und dauerhaft niederschwelligen Lösungen.
Unsere neue Landkreislizenz ermöglicht Ihnen einen unkomplizierten Start in die Digitalisierung. Egal ob etwa im Straßenbetriebsdienst, Veterinäramt oder im Abfallwirtschaftsamt – Ihre Arbeitsprozesse werden digital, schneller und wirtschaftlicher. Das Kernstück ist das Auftragsmanagement und die Echtzeitkommunikation zwischen den Mitarbeitern im Außendienst und Ihnen im Büro mittels Tablet und PC.
Die Landkreislizenz beinhaltet folgende Leistungen:
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Flatrate an Zugängen (100 Webzugänge und 150 Mobilzugänge) und Schulungen
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Fertig konfigurierte Tablet-Lieferung (MDM, GSIM, App) an Werktagen innerhalb von 24 Stunden (bei vereinbartem Abrufkontingent)
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Selbst individuell konfigurierbare Formulare (POIs)
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Nur einmalige DSGVO-Vereinbarung nötig
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Offene Schnittstellen
Wie geht es weiter?
Gehen Sie Ihren Digitalisierungsweg in Ihrem Tempo – Digitalisierung darf wachsen und zwar Schritt für Schritt. Voraussetzung sind die richtigen Tools, welche diesen Weg ermöglichen. Wir sind an Ihrer Seite und beraten Sie hinsichtlich der einzelnen Schritte. Nach der Implementierung der Hard- und Software begleiten wir Sie mit Schulungen und unserem Kundensupport. Wir lassen Sie nicht alleine.